勤怠管理システムとは従業員の出退勤時間を記録・集計し、管理に関わる業務を効率化するためのデジタルツールです。
近年の働き方改革や度々行われる労働基準法の改正を受けて、タイムカードや紙の出勤簿による勤怠管理に限界を感じている中小企業のご担当者の方も多いのではないでしょうか。タイムカードなどでの勤怠管理を廃止し、デジタル化を検討している方に向けて勤怠管理システムの種類や選び方をご紹介します！
そもそもタイムカードや手入力はやめた方がいい？
タイムカードや紙への直接記入、Excelへの手入力などの場合、従業員が増えるほどに集計業務にかかる労力が増えていきます。また、直接入力・記入の場合記入ミスが起こりえますし、入力自体を忘れることも少なくないでしょう。
労働基準法では労働者の労働時間の把握は使用者の義務とされています。適切な労働時間の把握が求められるなか、ヒューマンエラーの要因は少ないに越したことはありません。
勤怠管理システムの導入には当然コストが発生しますが、業務の効率化やタイムカード等で管理する場合の課題を考慮すれば、かかるコスト以上の利点を感じ導入する企業は増えています。
勤怠管理システムの種類
クラウド型とオンプレミス型
勤怠管理システムには様々なサービスが存在しますが、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型
外部サーバーにインターネット経由で接続しサービスを利用する形態です。サーバーを自社で手配する必要がないため初期費用が低く、導入のハードルは低いですがオンプレミス型に比べランニングコストが高い場合が多いです。外部サーバーであるため接続する場所を選ばず利用できるので、テレワークなどの出社を伴わない勤務形態を採用している場合でも選びやすいです。
オンプレミス型
社内にサーバーまたは専用機器等ハードウェアを設置し、社内ネットワークで接続もしくはスタンドアロンで利用する形態です。初期費用はサーバーや専用機器の分多くかかりますが、クラウド型に比べランニングコストが比較的低い場合が多いです。専用機器のみ、ソフトウェアのみで導入できるもの、導入コストのみで利用できるものもあるので自社のニーズに合ったものが見つかればコストを大きく抑えることができます。
打刻方法
直接入力（ボタン操作等）
従業員が氏名や社員番号等で自身の出退勤時に打刻する方法です。時刻の設定自体はパソコンや専用機器のタイマーを利用します。専用機器を必要とせず、パソコンに専用のソフトウェアをインストールして利用するオンプレミス型の場合は費用を大きく抑えることができます。一方操作回数が多いことや本人であることの確認はできないので導入する場合は運用面でカバーをする部分が増えます。
ICカード
従業員がICカードをリーダーなどの専用機器にかざすことで出退勤を記録する方法です。ICカードを読み込んだ時間帯で記録するので煩雑な操作がないため、従業員の負担が少なく素早く記録できます。社員証などで元々ICカードを利用している場合は導入が容易ですが、ない場合はICカードの準備も必要になります。また、社員がICカードを忘れたり、ICカードの紛失・故障が発生することを前提とした対策が必要です。交通系IC等を利用できるものもあります。
スマホ・タブレット
従業員のスマートフォン・タブレットから記録する方法です。専用のアプリをインストールし、従業員が出退勤時に打刻を行います。専用機器が必要なく初期費用が安く抑えられます。基本的にどこからでも打刻できるため不正打刻等には注意が必要です。打刻時のGPS情報を取得し不正打刻の対策を行っているサービスもあります。
生体認証（顔認証・指紋、静脈認証など）
専用の機器を用いて生体認証を行い、認証した時刻を記録する方法です。これにより、従業員が専用のデバイスに顔や指紋をかざすだけで出退勤が記録されます。個人を正確に識別できるため、不正打刻の防止に役立ちます。また、ICカードなどが必要なくなるため忘れや紛失が発生せず、管理が容易です。一方で専用の機器が必要になるのでその分の初期費用がかかります
どうやって選べばいいか
ここまででご紹介した内容でもすべてを網羅しているわけではなく、一口に勤怠管理システムといっても様々なものがあります。打刻方法や備えている機能によって使い勝手が異なります。紹介したすべての機能を備えたサービスもあれば、機能を絞り省コスト化しているサービスもあるので、余計なコストや手間を削減するためには企業の規模や業務の実態・課題を精査し必要な機能を洗い出すことが重要です。初期費用のみではなく月額費用などのランニングコストがかかることも考慮し、適切なサービスを選び業務の効率化を目指しましょう。
最後に
弊社でも勤怠管理システム「FaceOffice」を取り扱っています。FaceOfficeは社内ネットワーク内で動作するオンプレミス型の勤怠管理システムです。顔認証を採用しており外部クラウドへの接続が不要なのでランニングコストを抑えられます。シフト管理やフレックス打刻にも対応しているので小中規模の企業、団体におすすめの製品です。
FaceOfficeに限らず勤怠管理システムの導入をご検討中でしたら是非一度ご相談ください。
